Branche
Im Handel entscheidet der Wareneingang über den Gewinn und über Ihre Pflichten.
Für den Handel mit Ankauf, ob Edelmetall, Schrott oder Gebrauchtwaren: Einkauf, Wareneingang, Lager, Verkauf und Zahlung in einem System. Ihre Nachweispflichten stehen im Prozess, nicht im Ordner, und jede Rolle hat einen KI-Mitarbeiter.
Server in Deutschland · KI berät, der Mensch entscheidet · Transparenz nach EU AI Act
Ausgangslage
Was den Alltag im Handel bestimmt
Ankauf von Privatpersonen und Gewerbe, oft bar oder kurzfristig: Wer ist der Verkäufer, ab welchem Betrag muss identifiziert werden, ist das dokumentiert? Heute: Formular, Kopie, Ordner.
Umsatzsteuer ist nicht gleich Umsatzsteuer: Reverse-Charge (Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG), Differenzbesteuerung, Regelbesteuerung, je nach Ware und Gegenpartei. Ein Fehler kostet bei der nächsten Prüfung.
Ware wird gewogen, sortiert, umgewertet. Der Bestand im Kopf des Lagerleiters stimmt, der in Excel nicht.
Zahlungen an Lieferanten gehen raus, weil jemand es gesagt hat. Ein Vier-Augen-Prinzip existiert auf dem Papier.
Wenige Mitarbeiter, viele Aufgabenprofile, ein Chef, der alles freigibt.
Was wir für den Handel bauen
Pflichten als Systemregel. Bei jedem Ankauf kann das System ab dem Schwellenwert des Geldwäschegesetzes die Identifizierung verlangen und protokollieren. Es kann die Umsatzsteuerbehandlung nach Ware und Gegenpartei setzen und im Schrott- und Wertstoffhandel den Abfallschlüssel nach Abfallverzeichnis-Verordnung verlangen, bevor gebucht wird. Nicht, weil jemand daran denkt, sondern weil es als Regel im System hinterlegt ist. Ob ein Vorgang verdächtig ist, entscheidet weiterhin ein Mensch. → CRM & ERP mit KI
Wareneingang mit Wägeprotokoll. Gewicht, Sortierung, Preisfindung und Nachweis in einem Vorgang. → Individuelle Software & KI-Agenten
Zahlungsfreigabe mit Vier-Augen-Prinzip. Der Sachbearbeiter erfasst, die Geschäftsführung gibt frei, im System und nachvollziehbar. Der KI-Mitarbeiter bereitet vor, entscheidet aber nicht.
Ein KI-Mitarbeiter pro Rolle, für Leitung, Büro, Buchhaltung, Einkauf, Lager, Disposition und Fahrer. Die Hierarchie im Betrieb wird zur Rechtestruktur. → KI-Mitarbeiter
Telefonie im System. Anruf kommt, Kunde oder Lieferant öffnet sich im System, Gesprächsnotiz landet am Vorgang. → KI-Mitarbeiter, Rolle Telefon
Was im Handel besonders zählt
Nachweispflichten (Geldwäschegesetz, Umsatzsteuergesetz, Kreislaufwirtschaftsgesetz und Abfallverzeichnis-Verordnung): Wir bauen sie in den Prozess, nicht in eine Checkliste. Bei der Prüfung ist der Nachweis ein Bericht, kein Ordner.
Umstieg im laufenden Betrieb: Der Wechsel von Excel zum System hat ein festes Datum, und wir sind an diesem Tag da.
Menschen mitnehmen: Das beste System nützt nichts, wenn die Mitarbeiter es nicht benutzen. Schulung, Antworten auf Fragen direkt im System und eine Leitung, die vorlebt: das gehört zum Projekt, nicht zum Nachtrag.
Was im Handel schon läuft, ohne Kundennamen
Eigene ERP-Module für den Handel mit Ankauf: Abfallschlüssel-Pflicht, Wägeprotokoll mit Geldwäsche-Protokoll und automatischer Steuerposition, Vier-Augen-Zahlungsfreigabe, Rechnung mit Reverse-Charge-Hinweis, Dokumentenablage, Telefonie-Anbindung.
Die Hierarchie eines Betriebs als Rechtestruktur: jede Rolle sieht und darf, was ihre Aufgabe erfordert.
Jeder KI-Mitarbeiter wird vor der Freigabe darauf geprüft, dass er keine Datensätze außerhalb seiner Rolle sieht oder ändert.
Module, die Ihr Ankauf braucht, bauen wir als eigene Software; wie ein Anruf den Vorgang öffnet, zeigt die Rolle Telefon. → KI-Mitarbeiter · → Individuelle Software & KI-Agenten
Rollenrechte nach Aufgabe. Betrieb auf Servern in Deutschland oder auf Ihrer Infrastruktur. Kritische Daten laufen offline und lokal; externe Sprachmodelle binden wir nur für unkritische Daten an und nur als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wenn wir in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. KI-Mitarbeiter kennzeichnen sich als KI; Zahlungen, Verträge und Personalfragen entscheiden Menschen. → KI-Transparenz
Häufige Fragen aus dem Handel
Wie werden GwG-Prüfung, § 13b UStG und Abfallschlüssel zur Systemregel, und was heißt das beim Ankauf?
Beim Ankauf fragt das System die Identität ab, wenn der Schwellenwert erreicht ist, setzt die Steuerposition nach Ware und Gegenpartei und verlangt den Abfallschlüssel, wo das Abfallrecht ihn vorschreibt. Fehlt ein erforderlicher Nachweis, lässt sich der Vorgang bis zur Klärung anhalten, und der Mitarbeiter muss nichts auswendig wissen.
Wie läuft die Zahlungsfreigabe im Vier-Augen-Prinzip im System?
Der Sachbearbeiter erfasst die Zahlung, der KI-Mitarbeiter prüft die Vollständigkeit und legt sie vor, die Geschäftsführung gibt mit einem Klick frei oder lehnt ab. Jeder Schritt ist protokolliert.
Kann das System eine Buchung ohne Nachweis verhindern?
Ja, dafür sind die Module gebaut: Der Nachweis lässt sich als Pflichtfeld einrichten, ohne das der Vorgang nicht abgeschlossen wird. Was Pflicht ist, legen wir mit Ihnen im Logik-Dokument fest, in dem Ihre Regeln, Rechte und Freigaben schriftlich stehen.
Wie kommt der Anrufer mit seinem Vorgang auf den Bildschirm?
Die Telefonanlage meldet die Nummer, das System öffnet Kunde oder Lieferant mit offenen Vorgängen, die Gesprächsnotiz wird am Vorgang abgelegt.
Beschreiben Sie uns Ihren Wareneingang oder Ihren Ankaufsprozess
Im Erstgespräch zeigen wir, wie die gesetzlichen Pflichten darin zur Systemregel werden und welche Handgriffe dabei wegfallen.
Antwort innerhalb eines Werktags.