Zugriff
Auf Ihre Systeme (ERP, CRM, Dokumentenablage, Telefonie) mit den Rechten seiner Rolle.
Produkt
KI-Mitarbeiter: rollenbasierte KI-Agenten in Ihren Systemen
Ein KI-Agent pro Rolle, der in Ihrem ERP, CRM und Ihrer Telefonie mitarbeitet: mit Gedächtnis für Ihre Regeln, mit Zugriff auf Ihre Systeme, mit den Rechten seiner Rolle und mit einem Menschen, der freigibt.
Ihr KI-Team. Ihre Marke. Ihre Daten.
KI berät, der Mensch entscheidet · Transparenz nach EU AI Act
GegenstandKI-Mitarbeiter
BlattC-01
Stand24.09.2026
ZeichnungW&K Connect
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Sie haben ein KI-Tool gekauft. Es beantwortet Fragen, aber es tut nichts: Es legt keinen Auftrag an, prüft keine Rechnung, erinnert niemanden an eine Frist.
- Ein Anbieter hat Ihnen einen Chatbot eingerichtet. Nach drei Fragen wusste er nichts mehr über Ihre Firma, und Ihre Regeln hat er nie gelernt.
- Das Wissen, wie ein Auftrag richtig angelegt wird, welcher Kunde zuerst beliefert wird und wann eine Freigabe nötig ist, steckt bei zwei Personen.
- Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, bis sie ohne Rückfragen arbeiten, und fragen bis dahin den Chef.
Was ein KI-Mitarbeiter ist und was ein Chatbot nicht ist
Ein KI-Mitarbeiter ist ein KI-Agent, der eine Rolle in Ihrem Betrieb übernimmt: Er arbeitet in Ihrem ERP, CRM und Ihrer Telefonie, hat ein eigenes Gedächtnis für Ihre Regeln und genau die Rechte seiner Rolle; was darüber hinausgeht, gibt ein Mensch frei. WK Connect richtet solche Rollen in Betrieben mit 5 bis 250 Mitarbeitern ein. Ein KI-Mitarbeiter braucht vier Dinge, die kein Tool von der Stange mitbringt:
Gedächtnis
Für Ihre Regeln, Ihre Korrekturen und Ihre Entscheidungen. Er lernt, was Sie ihm beibringen, und vergisst es nicht.
Grenzen
Was er darf, was er fragen muss, was er niemals tut.
Logik
Die aus Ihrem Prozess kommt, nicht aus einer Vorlage.
Diese vier Dinge bauen wir. Das Sprachmodell ist dabei der austauschbarste Teil.
Zur Einordnung
Chatbot
beantwortet Fragen.
KI-Assistent
unterstützt eine Person bei ihrer Arbeit.
KI-Agent
erledigt Aufgaben in Systemen.
KI-Mitarbeiter
ein Agent mit den Aufgaben, Rechten und Grenzen einer Rolle in Ihrem Betrieb.
Rollenkatalog
Ein KI-Mitarbeiter pro Rolle: was er tut und was er nie tut
Typische Aufgaben, keine Kundenfälle. Beispielszenario.
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01
Leitung
Tut: Überblick über offene Vorgänge, Engpässe und anstehende Entscheidungen; sieht, was die Agenten der Mitarbeiter gelernt haben, und korrigiert Regeln an einer Stelle.
Nie: Entscheidungen über der Freigabegrenze treffen.
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02
Einkauf
Tut: Bestellungen vorbereiten, Lieferantenpreise vergleichen, Liefertermine nachhalten, Wareneingang mit Bestellung abgleichen.
Nie: Eine Bestellung über der Freigabegrenze ohne Menschen auslösen.
-
03
Lager
Tut: Wareneingang mit Waage und Etikett führen, Bestände prüfen, Kommissionierung anstoßen, Chargen und MHD ins System bringen.
Nie: Einkaufspreise sehen oder Bestände umbewerten.
Lebensmittel & Logistik -
04
Verkauf
Tut: Anfragen erfassen, Angebote aus Preislogik und Historie vorbereiten, Aufträge anlegen, an Nachfassen erinnern.
Nie: Sonderpreise oder Zahlungsziele ohne Freigabe zusagen.
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05
Buchhaltung
Tut: Belege lesen und zuordnen, Vollständigkeit prüfen, Zahlungen im Vier-Augen-Prinzip vorbereiten, Nachweise als Bericht zusammenstellen.
Nie: Eine Zahlung freigeben oder eine Buchung ohne Pflichtnachweis abschließen.
Handel & Edelmetall -
06
Fahrer
Tut: Die eigene Tour, Kunden und deren Regeln zeigen, Lieferungen rückmelden, Abweichungen an die Disposition geben.
Nie: Einkaufspreise, Margen oder fremde Touren sehen.
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07
Telefon
Tut: Beim Anruf den Kunden oder Lieferanten mit offenen Vorgängen im System öffnen, die Gesprächsnotiz am Vorgang ablegen, Rückrufe als Aufgabe anlegen. Der KI-Mitarbeiter arbeitet mit Ihrer Telefonanlage zusammen: Er führt keine Gespräche für Sie.
Nie: Zusagen am Telefon machen.
Was der KI-Mitarbeiter darf, was er sich merkt, wo er stoppt
Rechte je Rolle. Jeder Agent hat genau die Rechte, die seine Rolle braucht, nicht mehr. Der Fahrer sieht keine Einkaufspreise, der Einkauf keine Gehälter, die Buchhaltung keine Tourenplanung. Die Rechte kommen aus Ihrem Rechte- und Rollenkonzept im ERP, nicht aus einer Einstellung im Chat.
Gedächtnis pro Rolle. Jeder Agent hat ein eigenes Gedächtnis: Ihre Regeln, seine Korrekturen, die Entscheidungen, die er gesehen hat. Die Leitung sieht, was die Agenten ihrer Mitarbeiter gelernt haben, und korrigiert an einer Stelle. Das Gedächtnis gehört Ihnen und bleibt bei Ihnen, je Kunde getrennt.
Grenzen und Freigabeschritt. Wenn der Agent unsicher ist, entscheidet er nicht, sondern fragt. Wenn eine Aktion über seine Rolle hinausgeht, legt er sie einem Menschen zur Freigabe vor. Das ist kein Hinweis in der Anleitung, sondern ein Schritt im System: Ohne Freigabe passiert nichts. Über Zahlungen, Verträge und Personal bestimmt immer ein Mensch. KI berät, der Mensch entscheidet.
Was passiert, wenn er einen Fehler macht? Er kann nur tun, was seine Rolle darf, und nur bis zur Freigabegrenze. Was darüber hinausgeht, bleibt ein Vorschlag, bis ein Mensch freigibt. Korrekturen landen in seinem Gedächtnis. Jede Aktion ist protokolliert; Sie sehen, was er wann getan hat.
Jeder KI-Mitarbeiter kennzeichnet sich als KI (EU AI Act Art. 50). Wir setzen keine KI ein, die Mitarbeiter bewertet, Emotionen erkennt oder Personalentscheidungen trifft; das ist verboten oder Hochrisiko und gehört nicht in ein Mittelstandsprojekt. → KI-Transparenz
Betrieb
Ihre Daten bleiben im Haus: so betreiben wir die KI-Mitarbeiter
Auf Ihrer Infrastruktur
Wenn Sie Server im Haus haben oder haben wollen, betreiben wir die Agenten dort, mit Monitoring durch uns oder Ihre IT.
Sprachmodelle als Auftragsverarbeiter
Die Modelle stammen von führenden Anbietern, die als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden sind. Kritische Daten verlassen Ihre Umgebung nicht.
Welches Modell zu Ihnen passt, entscheidet Ihr Prozess und Ihre IT, nicht unser Katalog. Wo auf unserer Website und in unseren Produkten KI arbeitet: → KI-Transparenz · → Datenschutz
Was heute schon läuft, ohne Kundennamen
- KI-Mitarbeiter mit eigenem Gedächtnis und eigenen Rechten arbeiten heute in über 20 Rollen, vom Fahrer bis zur Geschäftsführung.
- Wir betreiben, was wir bauen, und wir arbeiten selbst mit KI-Mitarbeitern in Geschäftsführung und Buchhaltung, auf unserer Infrastruktur.
- Beispielszenario, ein KI-Mitarbeiter pro Rolle: Leitung, Einkauf, Lager, Verkauf, Buchhaltung, Fahrer. Jede Rolle hat einen eigenen Agenten mit eigenem Gedächtnis und eigenen Rechten im ERP. Die Leitung sieht, was die Agenten gelernt haben, und korrigiert Regeln an einer Stelle. Der neue Kollege fragt den Agenten, nicht den Chef.
→ Warum wir keine Kundennamen nennen
Demo anfragen: Sie bekommen Zugang zu einer Testumgebung und probieren einen KI-Mitarbeiter mit Testdaten aus. → Demo anfragen
Einführung
So entsteht ein KI-Mitarbeiter: von der Rolle zum laufenden Agenten
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01
Rolle und Logik
Welche Rolle, welche Aufgaben, welche Systeme, welche Grenzen? Wer gibt frei? Wir schreiben es auf, Sie zeichnen ab.
1 bis 2 Wochen
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02
Anbinden und einrichten
Wir erstellen den Agenten für diese Rolle: Rechte aus Ihrem ERP, Gedächtnis angelegt, Systeme angebunden, in Etappen. Nach jeder sehen Sie etwas Funktionierendes.
Etappenweise
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03
Prüfen gegen fremde Datensätze
Vor der Freigabe testen wir, dass der Agent nur sieht und tut, was seine Rolle darf.
Rechtetest
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04
Beweisen
Vorher: Zeit pro Vorgang, Rückfragen, Fehler. Nachher: dieselben Zahlen. Dann entscheiden Sie über weitere Rollen.
Messung
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05
Betreiben
Updates, neue Regeln, neue Rollen, bei uns oder auf Ihrer Infrastruktur.
Betrieb
Ausführlich zur Eigenentwicklung, deren Bauteil der KI-Mitarbeiter ist: → Individuelle Software & KI-Agenten
Wenn in Ihrem Betrieb noch kein ERP oder CRM läuft, in dem er arbeiten kann: → CRM- und ERP-Einführung mit KI
Häufige Fragen zum KI-Mitarbeiter
Was ist der Unterschied zwischen KI-Assistent, KI-Agent und Chatbot?
Ein Chatbot beantwortet Fragen. Ein Assistent unterstützt eine Person. Ein Agent erledigt Aufgaben in Systemen. Der KI-Mitarbeiter ist ein Agent mit den Rechten, dem Gedächtnis und den Grenzen einer Rolle in Ihrem Betrieb.
Was passiert, wenn der KI-Mitarbeiter einen Fehler macht? Wer stoppt ihn?
Den KI-Mitarbeiter stoppen seine Rolle und die Freigabegrenze. Er kann nur tun, was die Rolle darf; was darüber hinausgeht, bleibt ein Vorschlag, bis ein Mensch freigibt. Korrekturen landen in seinem Gedächtnis, jede Aktion ist protokolliert.
Welche Zugriffe und Berechtigungen bekommt der KI-Mitarbeiter?
Ein KI-Mitarbeiter bekommt genau die Rechte seiner Rolle im ERP oder CRM, nicht mehr. Wir prüfen vor der Freigabe gegen fremde Datensätze, dass er nichts sieht, was ihm nicht zusteht.
Funktioniert das mit Odoo, Bitrix24, DATEV oder unserer Telefonanlage?
Mit Odoo und Bitrix24 im laufenden Betrieb; DATEV über den Belegexport; Telefonanlagen über ihre Schnittstelle. Was Sie sonst haben, prüfen wir im Erstgespräch.
Welche Systeme wir anbinden, steht auf der Leistungsseite: → KI-Integration & Prozessautomatisierung
Brauchen wir zusätzliche Lizenzen?
Für Ihr ERP oder CRM brauchen Sie keine Lizenzen über die vorhandenen hinaus. Sprachmodelle und Betrieb sind Teil des Angebots.
Ersetzt die KI unsere Mitarbeiter?
Nein. Er nimmt ihnen Routine ab: Nachschauen, Zusammensuchen, Abtippen. Dazu legt er Entscheidungen vor. Ihre Mitarbeiter werden vom Sachbearbeiter zum Entscheider. Und der neue Kollege ist schneller eingearbeitet, weil er den Agenten fragt.
Was, wenn ein Mitarbeiter geht? Bleibt das Wissen im System?
Ja. Die Regeln, Korrekturen und Entscheidungen liegen im Gedächtnis des Agenten seiner Rolle, nicht im Kopf der Person. Der Nachfolger arbeitet mit demselben Agenten weiter.
Wie messen wir, ob sich der KI-Mitarbeiter lohnt?
Wir messen den Nutzen vorher und nachher mit Ihren Zahlen: Zeit pro Vorgang, Rückfragen an die Leitung, Fehler, Einarbeitungszeit. Wir legen vor dem Piloten fest, was gemessen wird, und danach die Zahl vor.
Können wir mit einer Rolle starten?
Ja, und genau so fangen wir an. Ein Pilot beginnt mit einer Rolle: Wir schreiben ihre Logik auf, binden die Systeme an und messen vorher und nachher. Erst danach entscheiden Sie über weitere Rollen.
Wovon der Preis abhängt: → Preise und Pilotmodelle
Erstgespräch
Beschreiben Sie die Rolle, die Sie entlasten wollen
Im Erstgespräch gehen wir einen Tag dieser Rolle durch: Aufgaben, Systeme, Rückfragen, Freigaben. Danach wissen Sie, was ein KI-Mitarbeiter dort übernehmen kann und wie ein Pilot mit einer Rolle aussieht.
30 Minuten, eine Rolle aus Ihrem Alltag, keine Präsentation.