Leistung
CRM- und ERP-Einführung, die mit Ihrem Prozess beginnt und nicht mit der Software. Mit KI-Mitarbeitern, die Ihren Leuten die Arbeit im System abnehmen, statt eine neue Hürde zu sein.
KI berät, der Mensch entscheidet · Transparenz nach EU AI Act
Ausgangslage
Der Lagerbestand steht in Excel, die Kunden im Outlook-Adressbuch, die Rechnungen in der Buchhaltungssoftware. Was wirklich verkauft wurde, weiß nur der Chef. Aus dem Kopf.
Sie haben schon ein CRM. Es wird nicht gepflegt, weil es niemandem hilft, sondern nur Arbeit macht.
Sie haben gesetzliche Pflichten: Dokumentation, Nachweise, Meldungen. Heute hängen sie am Gedächtnis Ihrer Mitarbeiter. Solange niemand kündigt, geht das gut.
Nachweispflichten im HandelEin ERP-Anbieter hat Ihnen ein Angebot gemacht: sechsstellig, achtzehn Monate, und Sie sollen Ihre Prozesse an die Software anpassen.
Viele CRM-Einführungen beginnen mit der Software-Auswahl und enden mit der Frage, warum die Mitarbeiter sie nicht benutzen. Dazwischen liegt der Fehler: Das System wurde nach Standard eingerichtet, und der Standard kennt Ihre Sonderfälle nicht. Ein typisches Bild: Der Disponent hat 30 Sekunden pro Auftrag, das System braucht drei Minuten. Also führt er nebenbei wieder seine Liste.
Ein zweiter Fehler: Die Software wird als Verkaufsargument behandelt. Wer an einen Hersteller gebunden ist, hat wenig Grund, Ihnen ein System der Konkurrenz zu empfehlen. WK Connect ist an keinen Hersteller gebunden. Wir führen CRM- und ERP-Systeme für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern ein. Zuerst nehmen wir Abläufe und gesetzliche Pflichten auf, dann legen wir Regeln, Rechte und Freigaben fest und wählen erst danach das System. → So arbeiten wir
Vorgehen
01
Wir gehen Einkauf, Wareneingang, Lager, Verkauf, Rechnung und Zahlung mit allen Beteiligten durch. Dazu Ihre rechtlichen Pflichten: Was muss dokumentiert, geprüft, gemeldet werden? Ergebnis: eine Prozesslandkarte, die Ihre Leute wiedererkennen.
2 bis 3 Termine
02
Wir legen fest, wie jeder Schritt im System aussieht, wer welche Rechte hat, wo Pflichtfelder Fehler verhindern und wo eine Freigabe nötig ist. Das alles fassen wir in einem Logik-Dokument zusammen, das Sie abzeichnen. Dann erst wählen wir das System oder kombinieren Ihr bestehendes mit Neuem.
1 bis 2 Wochen
03
Wir richten das System entlang der Logik ein, entwickeln, was fehlt, und binden Geräte und Nachbarsysteme an.
4 bis 12 Wochen
04
Jede Rolle bekommt einen KI-Mitarbeiter, der ihre Aufgaben, ihre Rechte und Ihre Regeln kennt. Er arbeitet im Dialog, nicht per Formular.
05
Ein Bereich startet als Pilot, wir messen vorher und nachher, korrigieren, dann folgen die anderen. Der Umstieg von der alten Arbeitsweise hat ein festes Datum, und wir begleiten ihn vor Ort.
Wenn dabei ein eigens entwickeltes Modul nötig wird: → Individuelle Software & KI-Agenten
Was ein KI-Mitarbeiter darf, was er sich merkt und wo er stoppt: → KI-Mitarbeiter
Ergebnis
Ein System für Kunden, Aufträge, Lager und Rechnungen, eingeführt entlang Ihres Prozesses.
Vertrieb im System: Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen und Kundenhistorie an einer Stelle.
Rechte- und Rollenkonzept: Jeder sieht und darf, was seine Aufgabe erfordert.
Gesetzliche Pflichten als Systemregel, nicht als Merkzettel: Pflichtfelder, Freigaben, automatische Protokolle.
KI-Mitarbeiter pro Rolle, mit Gedächtnis für Ihre Regeln und Zugriff nur auf seine Daten.
Anbindung von Peripherie und Nachbarsystemen: Waagen, Etikettendrucker, Scanner, Telefonie, Banken, Shops, Dokumentenablage. Daten werden nicht zweimal eingetippt.
Schulung und Betreuung in der Umstellungsphase.
ERP-Module, die Pflichtangaben nach Geldwäschegesetz, § 13b UStG (Umkehr der Steuerschuld) und Abfallrecht vor der Buchung abfragen.
Projektabläufe mit einem Dutzend abhängiger Phasen in CRM-Systemen, die dafür nie gedacht waren.
KI-Mitarbeiter im ERP für jede Rolle eines Betriebs, vom Fahrer bis zur Geschäftsführung, mit getrenntem Gedächtnis und eigenen Rechten. Heute gibt es sie für über 20 Rollen.
Bei uns selbst arbeiten KI-Mitarbeiter in Geschäftsführung und Buchhaltung.
Beispiele
Die Branchen sind nur Beispiele.
Umsatzsteuerregeln, Identitätsprüfung und Herkunftsnachweis hängen von Ware und Gegenpartei ab. Im ERP werden sie zu Regeln: Das System ermittelt die passende Steuerposition, und der Nachweis kann ein Pflichtfeld sein.
Handel & EdelmetallDutzende Projekte parallel, jedes mit eigenen Genehmigungen, Beschaffungen und Abnahmen. Im System wird jedes Projekt zu einem Vorgang mit Phasen, Pflichtdokumenten und Zuständigen.
Bau & HandwerkWarenwirtschaft, Waage, Etikett und Tour in einem System, mit Charge und Mindesthaltbarkeit als Pflichtfeld.
Lebensmittel & LogistikDer Sachbearbeiter erfasst, die Geschäftsführung gibt im Vier-Augen-Prinzip frei, im System und nachvollziehbar. Der KI-Mitarbeiter bereitet vor, entscheidet aber nicht.
Ihr Prozess ist anders? Genau damit fangen wir an. → Erstgespräch
Odoo, Bitrix24, SAP Business One, HubSpot, eigene Entwicklungen; Waagen, Etikettendrucker, Scanner, Telefonie, Banking, Shops. Was Ihre Aufgabe löst, setzen wir ein. An keinen Hersteller gebunden.
Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitern: vom Betrieb, der sein erstes ERP oder CRM einführt, bis zur Firma, deren Excel-Landschaft nicht mehr mitkommt. Besonders dort, wo gesetzliche Pflichten wie Nachweise, Meldungen und Dokumentation heute vom Gedächtnis einzelner Mitarbeiter abhängen.
Rollenrechte nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung. KI-Mitarbeiter kennzeichnen sich als KI (EU AI Act Art. 50) und treffen keine Entscheidungen über Zahlungen, Verträge oder Personal. Das tut der zuständige Mensch per Freigabe. Wenn wir in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. → KI-Transparenz
Eine CRM- oder ERP-Einführung beginnt mit zwei bis drei Terminen für die Aufnahme und ein bis zwei Wochen für Regeln, Rechte und Freigaben. Einrichtung und Anbindung dauern danach vier bis zwölf Wochen. Anschließend folgen die KI-Mitarbeiter und der Pilot im ersten Bereich, dann die übrigen. Die Dauer hängt von der Zahl der Bereiche und Schnittstellen ab.
«Gesetzliche Pflichten als Systemregel» heißt: Das System kann eine Pflichtangabe verlangen, statt nur daran zu erinnern. Der Nachweis kann ein Pflichtfeld sein, die Steuerposition richtet sich nach Ware und Gegenpartei, und eine Zahlung braucht die zweite Freigabe. Die Protokolle entstehen im System, nicht in einem Ordner.
Manchmal passt eine Branchensoftware besser als eine Einführung mit uns, und dann sagen wir Ihnen das. Solche Software kennt die Branche, aber nicht Ihre Ausnahmen. Arbeitet Ihr Betrieb an drei Stellen anders als die Branche, wird die Software zur Bremse. Das prüfen wir im Erstgespräch an Ihrem Prozess.
Welches System passt, entscheidet Ihr Prozess: Wir wählen es erst, wenn Sie das Logik-Dokument abgezeichnet haben, in dem wir Abläufe, Rechte und Freigaben festhalten. Reicht Ihr bestehendes System aus, empfehlen wir kein neues.
Sie bringen vor allem die Zeit der Mitarbeiter ein, die den Ablauf heute ausführen. Das sind zwei bis drei Termine, eine Stunde für das Logik-Dokument und Rückmeldungen im Piloten. Dazu kommt Ihre Entscheidung über das Umstiegsdatum.
Wir schulen Ihre Leute vor Ort, an ihrem Arbeitsplatz, mit ihren eigenen Vorgängen. Jede Rolle bekommt zusätzlich einen KI-Mitarbeiter, der Fragen beantwortet: Der neue Fahrer fragt ihn, nicht den Chef.
Der Umstieg hat ein festes Datum. Bis dahin laufen altes System, Excel und neues System parallel, danach nur das neue. An diesem Tag sind wir bei Ihnen im Betrieb. Ob es eine Datenübernahme gibt oder die alten Daten archiviert werden, legt das Logik-Dokument fest.
Wovon der Preis einer Einführung abhängt: → Preise und Pilotmodelle
Sagen Sie uns, wo Sie heute stehen: Excel, ein ungeliebtes CRM oder ein Angebot, das Ihnen zu groß vorkommt. Im Erstgespräch skizzieren wir, welches System zu Ihrem Prozess passt und wie ein Pilot aussieht.
30 Minuten, ein Prozess aus Ihrem Alltag, keine Präsentation. Antwort innerhalb eines Werktags.
Ob Standardsystem, Erweiterung oder Eigenentwicklung: Wir setzen ein, was Ihre Aufgabe löst. Nicht, was wir im Regal haben.
Wenn Ihre Programme bleiben sollen und nur die Verbindung zwischen ihnen fehlt: → KI-Integration & Prozessautomatisierung
Diese Seite ist einer von fünf Einstiegen: → Alle Leistungen
Erstgespräch
Excel, ein ungeliebtes CRM oder ein Angebot, das Ihnen zu groß vorkommt. Wir skizzieren, welches System zu Ihrem Prozess passt.
30 Minuten, ein Prozess aus Ihrem Alltag, keine Präsentation.