Wiegen, etikettieren, scannen, zum Beispiel Lebensmittelgroßhandel
Der Mitarbeiter wiegt, das System übernimmt das Gewicht, druckt das Etikett mit den richtigen Daten, und der Scan bucht die Ware auf den Auftrag.
Lebensmittel & LogistikLeistung
Ihre Systeme reden nicht miteinander. Ihre Mitarbeiter schon, und das kostet Zeit.
KI-Automatisierung, die mit Ihrem Ablauf beginnt. Wir verbinden, was Sie schon haben, und lassen KI die Routine erledigen: E-Mails, Angebote, Rechnungen, Datenabgleich. Dabei gelten Ihre Regeln.
KI berät, der Mensch entscheidet · Transparenz nach EU AI Act
GegenstandEingang → KI erkennt → Mensch entscheidet → System bucht
BlattA-01
Stand24.09.2026
ZeichnungW&K Connect
Ausgangslage
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Eine Bestellung kommt per E-Mail, wird in die Warenwirtschaft getippt und dann noch einmal in die Rechnungssoftware. Dreimal dieselben Zahlen, drei Fehlerquellen.
Ihr Postfach ist die eigentliche Auftragsverwaltung. Wer krank ist, dessen Vorgänge stehen.
Für ein Angebot sucht ein Mitarbeiter Preise aus dem Lieferantenportal, den Lagerbestand aus Excel und die Kundenhistorie aus dem CRM zusammen. Jedes Mal von vorn.
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Sie haben schon ein KI-Tool gekauft. Es beantwortet Fragen, aber es tut nichts. → Dafür gibt es den KI-Mitarbeiter
Erst die Logik, dann die Schnittstelle
Ein weiteres Werkzeug obendrauf löst das Problem selten: Es kennt Ihre Sonderfälle und Zuständigkeiten nicht. Also bauen Ihre Mitarbeiter um das Werkzeug herum neue Handarbeit auf, und am Ende gibt es einen Ablauf mehr, nicht weniger.
Automatisierung funktioniert, wenn vorher jemand die Logik festgelegt hat: Welche E-Mail ist eine Bestellung? Was passiert, wenn der Artikel nicht im Katalog steht? Wer wird gefragt, wenn der Preis vom Standard abweicht? Diese Fragen beantworten wir mit Ihnen: Prozess zuerst, Software danach.
WK Connect setzt KI-Automatisierung für Betriebe mit 5 bis 250 Mitarbeitern um: Systeme verbinden, Routine automatisieren, KI sinnvoll einsetzen, ohne Ihre bestehende IT auszutauschen. Bevor eine Schnittstelle entsteht, steht fest, welche Eingänge es gibt, welche Regeln gelten und wer freigibt. → So arbeiten wir
Vorgehen
KI-Automatisierung in vier Schritten: vom Ablauf bis zur Abnahme
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01
Prozess aufnehmen
Wir sitzen neben den Mitarbeitern, die den Ablauf heute erledigen, und zählen Klicks, Medienbrüche und Rückfragen. Ergebnis: eine Seite Ist-Ablauf mit der Zeit pro Vorgang.
1 bis 2 Termine
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02
Logik festlegen
Regeln, Ausnahmen, Freigaben und Datenquellen halten wir schriftlich und in Ihrer Sprache fest. Das ist das Logik-Dokument, und Sie zeichnen es ab. Hier entscheidet sich, ob die Automatisierung später passt.
1 Woche
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03
Verbinden und automatisieren
Wir bauen die Schnittstellen zwischen Ihren Systemen und setzen KI dort ein, wo sie Texte versteht, sortiert oder Vorschläge macht. Wo es um Geld oder Zusagen geht, entscheidet ein Mensch.
2 bis 6 Wochen
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04
Beweisen
Wir messen Zeit pro Vorgang und Fehlerquote, jeweils vorher und nachher. Das ist die Abnahme.
Ergebnis
Was die Integration Ihrer Systeme liefert
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Schnittstellen zwischen Ihren Systemen: Warenwirtschaft, CRM, Buchhaltung, Shop, E-Mail und Telefonie. Dokumentiert und wartbar.
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Automatisierte Abläufe für wiederkehrende Vorgänge: Posteingang sortieren, Bestellungen erfassen, Angebote vorbereiten, Rechnungen zuordnen, Daten abgleichen.
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KI dort, wo sie wirkt: beim Verstehen von E-Mails, PDFs und Fotos.
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Das Logik-Dokument, das Ihr Team versteht, als Grundlage für jede spätere Erweiterung.
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Schulung Ihrer Mitarbeiter statt einer bloßen Übergabe.
Ein Beispiel aus der Telefonie: Bei einem Anruf öffnet sich der passende Vorgang, und die Notiz landet direkt dort. → KI-Mitarbeiter: Anruf öffnet den Vorgang
Aus unseren Projekten, ohne Kundennamen
Lagerketten von der Waage bis zur Tour, in denen niemand Daten zwischen den Schritten abtippt.
Managed IT für Betriebe mit mehreren Standorten, mit Monitoring und festem Ansprechpartner. Wir betreiben, was wir bauen.
→ Warum wir keine Kundennamen nennen
Wohin eine solche Kette weiterführen kann, bis zu Sensoren und Maschinen: → Predictive Maintenance & Industrie-KI
Beispiele
Wo Integration und Automatisierung typischerweise ansetzen
Die Branchen sind nur Beispiele.
Vertrieb und Posteingang, zum Beispiel Handel
Bestellungen kommen als E-Mail, PDF oder Foto, und jemand tippt sie ab. Nach der Umstellung erkennt die KI die Bestellungen und legt sie an. Nur Unklares geht zur Prüfung an den Sachbearbeiter.
Handel & EdelmetallService mit mehreren Standorten, zum Beispiel Pflegedienst oder Dienstleister
Die IT ist über Jahre gewachsen, an mehreren Standorten, und niemand hat eine vollständige Liste. Nach der Bestandsaufnahme meldet ein Monitoring Ausfälle, bevor die Mitarbeiter sie merken.
Eingangsrechnungen aus mehreren Kanälen, in jedem Betrieb
Rechnungen kommen per Post, E-Mail und Portal. Die KI ordnet sie dem Vorgang zu und legt Abweichungen zur Freigabe vor.
Ihr Prozess ist anders? Genau damit fangen wir an. → Erstgespräch
Womit wir arbeiten
Odoo, Bitrix24, SAP Business One, HubSpot, eigene Entwicklungen; Waagen, Etikettendrucker, Scanner, Telefonie, Banking, Shops. Was Ihre Aufgabe löst, setzen wir ein. An keinen Hersteller gebunden.
Wann KI-Integration im Unternehmen passt
KI-Integration passt, wenn Ihr Unternehmen 5 bis 250 Mitarbeiter hat, mehrere Systeme im Einsatz sind und Ihre Mitarbeiter täglich Daten zwischen diesen Systemen bewegen.
Wo KI direkt mit Menschen kommuniziert, gibt sie sich als KI zu erkennen (EU AI Act Art. 50). KI berät, der Mensch entscheidet. Wenn wir in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. → KI-Transparenz
Häufige Fragen zur KI-Integration und Prozessautomatisierung
Funktioniert das mit unserer bestehenden Software: Waage, Telefonanlage, DATEV, Shop?
In den meisten Fällen funktioniert die Anbindung an bestehende Software. Wir binden an, was eine Schnittstelle, einen Dateiexport oder einen Datenbankzugang hat. Waagen etwa per Protokoll, Telefonanlagen per API, DATEV über den Belegaustausch, Shops über ihre Schnittstelle. Was nichts davon hat, prüfen wir im Erstgespräch.
Welche Daten braucht die KI, und was, wenn wir noch mit Excel arbeiten?
Die KI braucht die Daten, die Ihr Prozess heute schon erzeugt: E-Mails, Belege, Listen. Excel ist kein Hindernis für den Start. Hängt ein Ablauf an einer einzelnen Datei, schlagen wir vor, ihre Daten in ein System mit Schnittstelle zu übernehmen. Dann ist die Automatisierung nicht von dieser Datei abhängig.
Wie schnell sind erste Ergebnisse sichtbar?
Erste Ergebnisse gibt es bei einem abgegrenzten Prozess, sobald die Automatisierung läuft: zwei bis sechs Wochen nach dem Abzeichnen des Logik-Dokuments mit Regeln und Freigaben. Danach messen wir Zeit pro Vorgang und Fehlerquote gegen die vorher erhobene Ausgangslage, damit «sichtbar» eine Zahl ist und kein Eindruck.
Was passiert nach dem Projekt: Wer betreibt, wer wartet?
Nach dem Projekt betreibt und wartet entweder Ihre IT die Lösung mit unserer Dokumentation, oder wir übernehmen Betrieb und Wartung mit Monitoring und festem Ansprechpartner.
Brauchen wir eigene IT-Mitarbeiter dafür?
Für eine KI-Integration brauchen Sie keine eigenen IT-Mitarbeiter. Nötig ist eine Person, die den Prozess kennt: für ein bis zwei Termine zur Aufnahme, das Abzeichnen des Logik-Dokuments und Rückmeldungen beim Messen. Den Betrieb übernehmen wir, oder wir arbeiten Ihre Ansprechperson ein.
Wie ein Pilot für einen Prozess aufgebaut ist und wovon der Preis abhängt: → Preise und Pilotmodelle
Nächster Schritt
Nennen Sie uns den einen Ablauf, der Ihr Team am meisten Zeit kostet. Im Erstgespräch schätzen wir, was sich automatisieren lässt, wo Sie weiterhin selbst freigeben und in welcher Größenordnung der erste Schritt liegt.
30 Minuten, ein Prozess aus Ihrem Alltag, keine Präsentation. Antwort innerhalb eines Werktags.
Ob wir dafür Ihre bestehenden Systeme verbinden oder etwas neu entwickeln, entscheidet Ihre Aufgabe. Nicht unser Katalog.
Wenn bei Ihnen noch kein System führt: → CRM- und ERP-Einführung mit KI
Erstgespräch
Ein Ablauf reicht für den Anfang
Nennen Sie uns den einen, der Ihr Team am meisten Zeit kostet. Wir schätzen, was sich automatisieren lässt und wo Sie weiter selbst freigeben.
30 Minuten, ein Prozess aus Ihrem Alltag, keine Präsentation.